○砺波地方衛生施設組合個人情報の取扱いに関する管理規程
令和5年3月29日
訓令第8号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第9条)
第3章 職員の責務(第10条)
第4章 保有個人情報の取扱い(第11条―第15条の2)
第5章 個人情報の提供及び業務の委託等(第16条・第17条)
第6章 安全確保上の問題への対応(第18条―第19条)
第7章 監査及び点検の実施(第20条―第22条)
第8章 補則(第23条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 第1条 この規程は、組合における個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第66条に規定する保有個人情報の安全管理のために必要な措置について定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程で使用する用語は、個人情報保護法で使用する用語の例による。
第2章 管理体制
(統括保護責任者)
第3条 組合に、統括保護責任者を一人置き、副管理者をもって充てる。
2 統括保護責任者は、組合における保有個人情報の管理に関する権限及び責任を有する。
3 統括保護責任者は、保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期又は随時に開催するものとする。
(統括保護管理者)
第4条 組合に、統括保護管理者を一人置き、所長をもって充てる。
2 統括保護管理者は、統括保護責任者を補佐し、組合における保有個人情報の管理に関する事務を総括する。
(保護責任者)
第5条 事務局に、保護責任者を一人置き、副所長又は主幹をもって充てる。
2 保護責任者は、事務局における保有個人情報の管理に関する事務を総括する。
(保護管理者)
第6条 保有個人情報を取り扱う事務局に、保護管理者を一人置き、副主幹をもって充てる。
2 保護管理者は、事務局における保有個人情報の管理に関する事務を総括する。
3 保護管理者は、保有個人情報を情報システムで取り扱う場合、当該情報システム管理者と連携して、前項の事務を行う。
(保護担当者)
第7条 保有個人情報を取り扱う事務局に、保護担当者一人(業務上必要と認められる場合にあっては複数人)を置き、保護管理者が指定する職員をもって充てる。
2 保護担当者は、保護管理者を補佐し、各課室等における保有個人情報の管理に関する事務を行う。
(監査責任者)
第8条 組合に、監査責任者1人を置き、統括保護管理者をもって充てる。
2 監査責任者は、組合における保有個人情報の管理の状況について監査する。
(研修)
第9条 統括保護責任者は、保有個人情報の取扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、保有個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 統括保護責任者は、保護管理者及び保護担当者に対し、事務局の現場における保有個人情報の適切な管理のための教育研修を実施する。
3 保護管理者は、職員に対し、保有個人情報の適切な管理のため、統括保護責任者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
第3章 職員の責務
(職員の責務)
第10条 職員は、個人情報保護法の趣旨にのっとり、関連する法令等の定め並びに統括保護責任者、統括保護管理者、保護責任者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。
第4章 保有個人情報の取扱い
(複製等の制限)
第11条 保護管理者は、職員が業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、保有個人情報の複製、その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為については、当該保有個人情報の秘匿性等その内容(個人識別の容易性(匿名化の程度等)、要配慮個人情報の有無、漏えい等が発生した場合に生じ得る被害の性質・程度などを考慮する。以下同じ。)に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定し、職員は、保護管理者の指示に従い行うものとする。
(誤りの訂正等)
第12条 職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。
(媒体の管理)
第13条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、当該媒体の耐火金庫への保管、保管場所への施錠等の保有個人情報等の漏えい等を防止するための措置を講ずるものとする。
(誤送付等の防止)
第13条の2 職員は、保有個人情報を含む媒体の誤送付等を防止するため、個別の事務・事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認等の必要な措置を講ずるものとする。
(廃棄等)
第14条 職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。特に、保有個人情報の消去や保有個人情報が記録されている媒体の廃棄を委託する場合(二以上の段階にわたる委託を含む。)には、廃棄した日時、担当者及びその方法等を記載した書面により報告を受けるなど、委託先において消去及び廃棄が確実に行われていることを確認するものとする。
(保有個人情報の取扱状況の記録)
第15条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備し、当該保有個人情報の利用、保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
(外的環境の把握)
第15条の2 保有個人情報が、外国(民間事業者が提供するクラウドサービスを利用する場合においてはクラウドサービス提供事業者が所在する外国及び個人データが保存されるサーバが所在する外国が該当する。)において取り扱われる場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
第5章 個人情報の提供及び業務の委託等
(保有個人情報の提供)
第16条 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき市の機関以外の者に保有個人情報を提供する場合には、個人情報保護法第70条の規定に基づき、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について提供先との間で書面を取り交わすものとする。
2 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき組合の機関以外の者に保有個人情報を提供する場合には、個人情報保護法第70条の規定に基づき、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に書面若しくは実地の調査等を行うことにより当該措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。
(業務の委託等)
第17条 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。
(1) 個人情報に関する秘密保持、利用目的以外の目的のための利用の禁止等の義務
(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第3号に規定する子会社をいう。)(二以上の段階にわたる委託を含むである場合も含む。)(以下同じ。)の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の安全管理措置に関する事項
(5) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 法令及び契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
(8) 契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項
2 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、取扱いを委託する個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
3 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容やその量等に応じて、必要があると認めるときは、個人情報の取扱状況を委託先(再委託先を含む。)に報告させ、又は実地に調査するものとする。
5 保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等保有個人情報等の取扱いに関する事項を明記するものとする。
6 保有個人情報を提供し、又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部若しくは一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずる。
第6章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第18条 保有個人情報の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合等、安全管理の上で問題となる事案の発生又は発生のおそれを認識した場合に、その事案の発生等を認識した職員は、直ちに当該保有個人情報を管理する保護管理者に報告するものとする。
2 保護管理者は、被害の拡大防止のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、保護責任者及び統括保護管理者に報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに保護責任者及び統括保護管理者に当該事案の内容等について報告するものとする。
4 統括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を統括保護責任者に速やかに報告するものとする。
5 統括保護責任者は、前項の報告を踏まえて、速やかに必要な措置を講じるとともに、管理者に報告するものとする。
6 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、同種の業務を実施している部局等に当該措置を共有するものとする。
(法に基づく報告及び通知)
第18条の2 漏えい等が生じた場合であって個人情報保護法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要する場合には、前条で定める事項と並行して、速やかに所定の手続を行うとともに、個人情報保護委員会による事案の把握等に協力する。
(公表等)
第19条 個人情報保護法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報の本人への対応等の措置を講ずるものとする。市民の不安を招きかねない事案(例えば、公表を行う漏えい等が発生したとき、個人情報保護に係る内部規程に対する違反があったとき、委託先において個人情報の適切な管理に関する契約条項等に対する違反があったとき等)については、必要に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに個人情報保護委員会事務局へ情報提供を行うものとする。
第7章 監査及び点検の実施
(点検)
第21条 保護管理者は、自ら管理責任を有する保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を保護責任者、統括保護管理者及び統括保護責任者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第22条 統括保護責任者、統括保護管理者、保護責任者及び保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
第8章 補則
(匿名加工情報に係る安全管理措置について)
第23条 匿名加工情報が記録された媒体を廃棄する場合は、復元又は判読が不可能な手段を用いるものとする。
2 匿名加工情報を作成するに際して削除した情報や加工方法を削除する場合は、容易に復元できない手段を用いるものとする。
附則
この規程は、令和5年4月1日から施行する。