○砺波地方衛生施設組合文書取扱規程
平成10年11月19日
訓令第2号
第1章 総則
(趣旨)
第1条 砺波地方衛生施設組合における文書事務の取扱いについては、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによるものとする。
(文書事務取扱いの原則)
第2条 文書事務の取扱いは、正確、迅速、ていねいに行い、もって事務能率の向上に務めなければならない。
(文書管理主管)
第3条 文書管理主管は、総務担当者が担当するものとし、文書事務全体に関する運営、指導、調整等を行う。
(文書取扱主任)
第4条 文書取扱主任は、当該部署における文書事務の責任者として、次に掲げる事務を処理する。
(1) 係内の文書事務についての指導及び調整
(2) 各係で管理する文書の整理、保管、置換え、保存及び廃棄に関する作業の指揮等
2 文書取扱主任は、副主幹とする。
第2章 文書の記号及び文書番号
(文書の記号及び番号)
第5条 文書は、次に定める方法により記号及び番号をつけなければならない。ただし、軽易な文書についてはこの限りでない。
(1) 文書の記号は、条例、規則、告示、訓令及び指令には組合名を冠し、その他の文書については、係の記号を付ける。
(2) 文書の番号は、条例、規則、告示及び訓令は、文書管理主管備付の条例等番号簿による番号を付け、その他の文書は、係毎の文書収発簿による一連番号を付ける。
(番号の更新)
第6条 文書の番号は、暦年の更新が規定されているものは年毎に、それ以外のものは会計年度毎に更新し、新しい番号を付ける。
第3章 文書の受領、配付及び収受
(文書の受領)
第7条 組合に到達した文書は、文書管理主管において受領する。
2 各係に直接到達した文書は、直ちに文書管理主管に回付する。ただし、窓口で直接処理する事項その他軽易な文書については、この限りでない。
3 勤務時間外に到達した文書は、休日を定める条例により、翌勤務日に文書管理主管が受領する。
4 料金の未納又は不足の文書については、公務と認められるものに限り、その料金を支払い、受け取ることができる。
(文書の収受及び配付)
第8条 文書管理主管は、受領した文書を次に掲げる方法により配付する。
(1) 普通文書は、配付先の明確なものは閉封のまま、不明確なものは開封し、各係に配付する。
(2) 親展文書等は、開封せず封面に受付印を押印し、名あて人の係又は職員に配付する。
(3) 現金、金券及び証券等は、金券等収受簿(様式第1号)に記載し、各係に配付する。
(4) 物品は、物品収受簿(様式第2号)に記載し、各係に配付する。
(5) 陳情書及び要望書等は、受付印を押印し、要望書等受付簿(様式第3号)に記載したうえで、各係に配付する。
2 収受の日付けが権利の得喪に関係する文書については、以下の方法により処理する。
(1) 文書管理主管は、受付印を押印し、到達時刻を朱書きした上で、取扱者が押印の後、各係に配付する。
(2) 各係は、受付印を押印し、文書収発簿に記載する。
3 複数の係に関連のある文書は、文書の処理に最も関係の深い係に配付する。ただし、その主管について配付を受けた係と意見が異なるときは、所長が決定する。
4 配付を受けた文書で、その主管に属さない文書があるときは、文書管理主管に返付しなければならない。この場合において、主管係が判別し難いときは、文書管理主管において所長の決定を受ける。
5 調査上必要がある文書については、文書管理主管において封筒を添付した上で各係に配付し、配付を受けた各係においては、通常の収受の手続きを行う。
(各係においての文書の収受)
第9条 各係は、配付された文書については、その余白に受付印を押印し、文書収発簿(様式第4号)に記載しなければならない。ただし、次に掲げるものに関してはこの限りでない。
(1) 請求書並びに照会等に対する回答文書及び刊行物の送付文書等軽易な文書については、受付印の押印及び文書収発簿の記載を省略することができる。
(2) 回覧により完結する文書等施行を要しない文書は、文書収発簿の記載を省略することができる。
第4章 文書の処理
(1) 文書の余白で処理できるもの
(2) あらかじめ定められた帳簿を用いて処理できるもの
第5章 文書の施行
(浄書)
第11条 決裁文書の浄書、印刷及び校合は、各係において行う。
(発送)
第12条 発送する文書は、午後3時までに総務担当に回付し、総務担当において発送するものとする。ただし、緊急の場合については、この限りでない。
2 発送する文書のうち条例等の法規文書については、条例等番号簿に記入する。
第6章 完結文書の保管
(文書分類表)
第13条 文書は、系統的に秩序立てて管理するため、別に定める文書分類表に従って分類しなければならない。
2 各係は、次に掲げる事由が生じた場合には、速やかに細分類項目の変更を検討し、文書分類表変更届(様式第6号)を総務担当に提出しなければならない。
(1) 新たな事業等が生じ、既存の文書分類表の細分類項目にないタイトルが必要となった場合
(2) 文書の置換え又は廃棄の際に、簿冊の保存年限等の見直しを行った場合
3 各係は、次に掲げる事由が生じた場合には、速やかに大分類項目、中分類項目及び小分類項目の変更を検討し、変更内容を総務担当に提出しなければならない。
(1) 新しい事務分掌が設けられること等により、既存の分類項目では文書の分類が困難な場合
(2) 各分類項目における文書量が多くなり、文書の検索に不都合が生じた場合
4 総務担当は、前2項に定める変更内容を確認のうえ速やかに文書分類表を変更し、新たな文書分類表を各係に提示しなければならない。
(文書の整理)
第14条 文書の整理は、原則として簿冊により行うものとする。
2 簿冊には、次に掲げる事項を表示したタイトルラベル背表紙用(様式第7号)を背表紙に貼付するか又は必要事項を手書きで記載しなければならない。
(1) 保存年限色表示
(2) 作成年度
(3) 細分類名
(4) サブタイトル
(5) 文書分類番号
(6) 保存年限
(7) 廃棄年度
(8) 所属名
(簿冊の編さん)
第15条 文書は、毎件施行月日の順に整理し、最新の文書が上位にくるように綴じる。
2 ひとつの簿冊には、原則として同一の細分類名のみを綴ることができる。
3 文書に添付された図面、資料等で当該簿冊に編集することが困難なものは、適宜袋若しくは箱に入れ、又は結束して別に整理し、関係簿冊にその旨を記載するものとする。
4 簿冊の厚さは、約10センチメートルを上限とし、これを超える場合には適宜分冊する。
(文書の保管)
第16条 文書の保管は、文書取扱主任のもと各係において行う。
2 保管の期間は、原則として保存年限起算日より1年間とする。
3 文書の保管は、次に掲げる方法により行うものとする。
(1) 担当者は、毎年5月末までに、前年度に作成した保管簿冊を記載した保管簿冊通知書(様式第9号)を作成し、各係の文書取扱主任に提出する。
(2) 各係の文書取扱主任は、保管簿冊通知書と簿冊を校合し、確認したうえで、毎年6月に文書管理主管に提出する。
(3) 文書管理主管は、各係から提出された保管簿冊通知書の情報を集約し、整理した上で簿冊目録(様式第10号)に登録し、修正した簿冊目録の写しを各係に配付する。
(4) 各係の文書取扱主任は、簿冊目録の写しの内容を確認し、これを保管する。
(5) 文書管理主管及び各係の文書取扱主任は、簿冊目録の作成後、内容を確認し、文書分類基準表の修正を行う。
(常用簿冊)
第17条 常用簿冊は、年度が更新されても使用頻度の高い簿冊として、その保管期間を延長することができる。
2 常用簿冊として指定することができる簿冊は、次に掲げるものとする。
(1) 台帳、名簿等の係内に常置して利用する簿冊
(2) 複数年にまたがる簿冊
(文書の置換え)
第18条 各係は、文書取扱主任のもと、毎年5月から7月までの間に、保管期間を経過した簿冊で保存年限が満了していない簿冊を対象に置換えを行わなければならない。
2 文書の置換えは、次に掲げる方法により行うものとする。
(1) 総務担当は、毎年、簿冊目録から置換えすべき簿冊をとりまとめた簿冊保存指示書(様式第11号)を作成し、各係に配付する。
(2) 各係は、配付された簿冊保存指示書を参照し、文書取扱主任の指揮のもと置換え作業を行う。
(3) 各係の文書取扱主任は、作業終了後、簿冊保存指示書に必要事項を記載し、作業結果報告として総務担当に提出する。
(4) 総務担当は、各係の保存書庫と作業結果報告を校合し、置換え作業が適正に行われたかどうかの確認をして問題があれば改善の指示を出す。
(5) 総務担当は、校合確認済みの作業結果報告をまとめ、簿冊目録に修正登録をし、修正した簿冊目録の写しを各係の文書取扱主任に配付する。
(6) 各係の文書取扱主任は、総務担当から配付された簿冊目録の写しを保管する。
(文書の保存)
第19条 文書の保存は、各係で行うものとし、それぞれの簿冊の保存年限に従って保存期間が満了するまで行う。
(文書の保存年限)
第20条 文書の保存年限は、別に定めのあるものを除き、次の4種とする。
(1) 第1種 永久保存
(2) 第2種 10年保存
(3) 第3種 5年保存
(4) 第4種 1年保存
2 文書の保存年限は、当該文書が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。
3 第1種に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 議会の議決書及び議事録
(2) 条例、規則、告示、訓令、指令の原議及び関係書類
(3) 組合の歴史に関するもの
(4) 組合広報及び組合勢要覧
(5) 進退、賞罰、身分等の人事に関する書類
(6) 儀式、褒賞に関する文書
(7) 不服の申立、審査の請求、訴訟、調停及び和解に関する書類
(8) 調査及び統計に関する重要な文書
(9) 事務引継に関する文書
(10) 財産及び公債に関するもの
(11) 原簿、台帳等の簿冊で重要なもの
(12) 歳入歳出決算書
(13) 工事関係書類で重要なもの
(14) 組合の設置、分合、境界変更及び名称の変更に関する文書
(15) その他永久保存を必要と認める文書及び資料
4 第2種に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 調査統計に関する文書
(2) 工事関係書類
(3) 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通知及び往復文書で10年保存が必要と認められる文書
(4) 許可、認可又は証明等に関する重要なもの
(5) 出納に関する証拠書類
(6) 租税その他各種公課に関するもの
(7) 選挙に関する文書
(8) 監査に関する文書
(9) その他10年保存を必要と認める文書及び資料
5 第3種に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 調査及び統計に関する軽易な文書
(2) 工事関係書類で軽易なもの
(3) 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通知及び往復文書
(4) 許可、認可又は証明等に関するもの
(5) 職員の諸届書
(6) 出張命令書及び復命書
(7) 補助金に関するもの
(8) 消耗品及び材料に関する受払簿
(9) 照会、回答その他往復文書
(10) その他5年保存を必要と認める文書及び資料
6 第4種に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 永久保存から5年保存以外の文書で軽易なもの
(保存簿冊の利用)
第21条 保存簿冊を持ち出すときは、3日以内とし、返却の際には元の位置に収納する。
(文書の廃棄)
第22条 文書の廃棄は、毎年5月から7月までの間に、保存年限の満了した文書を対象に、次に掲げる方法により行う。
(1) 文書管理主管は、簿冊目録から廃棄すべき簿冊をとりまとめ、簿冊廃棄指示書(様式第12号)を作成する。
(2) 各担当者は、文書管理主管が作成した簿冊廃棄指示書に含まれる簿冊の中で歴史的資料として保存すべき簿冊があるかどうか確認し、歴史的資料に該当する簿冊があった場合には、文書管理主管に報告し、保存方法を検討する。この場合において、歴史的資料とする場合には、行政文書から削除し、資料として別途管理する。
(3) 文書管理主管は、歴史的資料に関する確認を終えた簿冊廃棄指示書を各係の文書取扱主任に配付する。
(4) 各係は、配付された簿冊廃棄指示書に示されている廃棄すべき簿冊の確認を行い、廃棄が適当と判断された簿冊は、文書管理主管の指定する場所に搬出する。
(6) 各係の文書取扱主任は、作業結果に応じ簿冊廃棄指示書に必要事項を記載し、作業結果報告として文書管理主管に提出する。
(7) 文書管理主管は、各係の廃棄簿冊と作業結果報告を校合し、廃棄作業が適正に行われたかどうかの確認をして、問題があれば改善の指示を出す。
(8) 文書管理主管は、簿冊の廃棄処分完了日の記録を行う。
(9) 文書管理主管は、簿冊目録より廃棄された簿冊の情報を廃棄簿冊目録(様式第13号)に移行登録し、簿冊目録及び廃棄簿冊目録の写しを各係の文書取扱主任に配付する。
(10) 各係の文書取扱主任は、簿冊目録及び廃棄簿冊目録の写しを保管する。
2 総務担当は、廃棄簿冊を、焼却又は裁断等適切な方法で処理し、処分する。
附則
この規程は、公布の日から施行する。
附則(令和2年2月18日訓令第2号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
様式 略